Ezt a célt szolgálja a napi adatmentés. A mentés során első lépésben mindig a számítógép winchesterére készül egy biztonsági másolat adatbázisainkról. Ez az előforduló adatsérülések ellen védelmet nyújt, de a számítógép váratlan meghibásodás esetén nem jelent megoldást. Ezért nagyon fontos, hogy a merevlemezes mentéssel egyidőben hajlékonylemezes (floppy-s) mentést is készítsünk, mivel így adatainkat a géptől függetlenül is eltárolhatjuk.
Ha mindig van a legutolsó állapotról mentésünk, akkor egy esetleges adatbázis sérülés, meghibásodás esetén egyszerűen visszatöltjük az adatmentést, és máris ott folytathatjuk a munkát, ahol legutóbb abbahagytuk. Ellenkező esetben viszont, ha nem mentettünk rendszeresen, és így csak egy régebbi mentést tudunk visszatölteni, akkor bizony a közben eltelt napok munkája kárba veszett, az eltelt időszak alatt rögzített adatokat újra fel kell vinnünk. De mi történik, ha egyáltalán nem mentettünk? Erről talán jobb nem is beszélni...
A mentés a napi munka végeztével csupán néhány percet vesz igénybe. Szánjuk rá ezt a kis időt, és ne feledjük: adataink biztonsága csak rajtunk múlik.

Fontos: Hálózatos felhasználók a mentés előtt a mellékgépen (kliens) lépjenek ki a programból! A mentést mindig a főgépen (szerver) kell elvégezni!

A megjelenő Napi adatmentés ablakban az első mentésünk elkészítése előtt kattintsunk át a Beállítás fülre, itt adhatjuk meg, hogy milyen paraméterek szerint, hová készüljön el a biztonsági másolat. A program megőrzi a beállításokat, így legközelebb már azonnal indíthatjuk az archiválást.

Merevlemez

Könyvtár:

Itt adjuk meg a winchesteres mentés útvonalát. Alapértelmezés szerint ez a C:könyvtár, de ezt szükség esetén megváltoztathatjuk. Hálózatos felhasználás esetén akár a másik számítógép merevlemezére is készíthetjük a mentést, ez növeli adataink biztonságát. Ebben az esetben a főgépnek (szerver) is hálózati meghajtóként kell felismernie a mellékgépet (kliens).

Típus:

A mentés típusa lehet Napi vagy Heti.
Ha a Heti típusú mentést választjuk, akkor a mentésállományok mindig a beállított könyvtárba kerülnek. Amikor ismét mentünk, az előző mentés azonnal felülíródik.
Ha a Napi típusú mentést jelöljük be, akkor viszont a beállított könyvtáron belül a program létrehoz a hét minden napjára egy-egy alkönyvtárt. A mentés mindig abba az alkönyvtárba kerül, amilyen napon a mentést elvégeztük. (Pl.: A hétfői mentés a HET nevű alkönyvtárba kerül, a keddi a KED nevűbe, stb.) Ez azért biztonságosabb, mint a heti típusú, mert így utolsó mentésünket csak egy hét múlva írjuk felül, tehát ha valami hiba folytán a mentés megsérülne, még mindig megvan az előző napi. Hátránya viszont, hogy a több mentés nagyobb helyet foglal el merevlemezen, de ha elegendő szabad helyünk van, mindenképpen ezt javasoljuk.

Hajlékonylemez

Biztonsági másolat:

A kapcsoló bejelölésével, a merevlemezes mentéssel egyidőben elkészíthetjük a hajlékonylemezes biztonsági másolatot is. Legalább hetente kétszer-háromszor éljünk ezzel a lehetőséggel.

Meghajtó:

A másolatot floppy lemezre készíthetjük el. A floppy lemez meghajtó betűjelétől függően jelöljük be az A vagy a B meghajtót.
Ahogy növekszik az adatbázisunk, a mentés már nem fér rá egy lemezre, sőt idővel akár 8-9 lemezes is lehet. Ilyenkor érdemes megfontolni, hogy a mentést Zip drive-ra, vagy flash drive-ra végezzük el. Ha lehetőségünk van erre, akkor az Egyéb meghajtót jelöljük be.

Méret:

Floppy lemezek esetén itt adjuk meg a lemez kapacitását. Erre azért van szükség, mert a mentés során a program ekkora részekre darabolja szét a mentésállományt.

Egyéb jele:

Ha Zip, vagy flash drive-ot használunk, ide írjuk be annak betűjelét.

A mentésre vonatkozó beállításokat elvégezhetjük a Vegyes menü / Beállítások / Általános ablak Mentés fülén is.

Ha megadtuk a mentés paramétereit, kattintsunk vissza a Napi adatmentés ablak Mentés fülére. Itt mindig leellenőrizhetjük a mentés legutóbbi beállításait. Ha minden rendben van, kattintsunk az Archiválás (PRAX01) nyomógombra.
A beépített tömörítő program elkészíti a merevlemezes adatmentést. Ha eltűnik a tömörítő program ablaka, a mentés készen van. Üssük le az ENTER billentyűt. Ekkor a tömörítő leellenőrzi a mentés sikerességét. Ha ez is készen van ismét ENTER-t kell ütni.
Amennyiben kértük a hajlékonylemezes mentést is, akkor a program ezután bekéri az első lemezt. Ha behelyeztük a meghajtóba, kattintsunk az Igen gombra, ekkor elkészül a biztonsági másolat. Ha adataink nem férnek rá egy lemezre, a program bekéri a következő lemezt (lemezeket) is, végül felkínálja az ellenőrzést. Az ellenőrzés során sorban egymás után ismét be kell tennünk a lemezeket a meghajtóba. Ha minden rendben, tájékoztató üzenetet kapunk. Az OK gombra kattintva a Napi adatmentés ablak eltűnik, a mentésünk sikeres volt.

Fontos: Hajlékonylemezes mentéshez vagy teljesen üres lemezeket használhatunk, vagy egy előző mentés lemezeit. Az utóbbi esetben figyeljünk rá, hogy a lemezeket mindig azonos sorrendben tegyük a meghajtóba, tehát a mentés első lemeze mindig az első, a második mindig a második legyen.

A biztonság fokozása érdekében célszerű a floppy lemezekből két sorozatot használni. Ha mentést készítünk, mindig a régebbi mentést tartalmazó garnitúrát írassuk felül, így ha bármi probléma adódna, a legutolsó biztonsági másolat még mindig megmarad.
A floppy lemezes mentést ajánlatos  a rendelőn kívül (más helyiségben) tárolni.

Az előzőek szerint elvégzett adatmentéssel teljes adatbázisunkat biztonságban tudhatjuk.
Sok esetben azonban szükség lehet olyan állományok mentésére is, amelyek nem kapcsolódnak szigorúan vett értelemben az adatbázishoz. Ilyenek például az elektronikusan fogadott leletek, melyek a ProDoki Labor mappájába kerülnek be.
Két különböző, tetszőleges mappa mentését végezhetjük el a Napi adatmentés ablak alján található Egyéb könyvtár mezők segítségével. A mezőbe beírhatjuk a mappa elérési útvonalát, vagy tallózással is kikereshetjük, ha a mező mögötti sárga színű Megnyitás ikonra kattintunk. A megjelenő ablakban az egér bal gombjával válasszuk ki a menteni kívánt mappát, és kattintsunk a Select gombra.
Ha egy másik könyvtárat is szeretnénk menteni, a második Egyéb könyvtár mezőben ugyanígy adhatjuk meg útvonalát.
A mappák archiválását a megfelelő mező mögötti, zöld floppyt ábrázoló Mentés gombra kattintva indíthatjuk el.

Lementett adataink visszatöltésére szükség lehet egy váratlan adatbázis-sérülés miatt, vagy abban az esetben is, ha számítógépünk meghibásodása miatt kénytelenek vagyunk átmenetileg másik gépen dolgozni. Az adatmentés-visszatöltés funkciót kihasználva a helyettesítés nagyon egyszerűen megoldható, hiszen elegendő a helyettesítő orvos számítógépére az üres programot feltelepíteni, ezután legutolsó mentésünket visszatölteni, s kollégánk máris dolgozhat a mi programunkkal is. A helyettesítés végeztével adatainkat ugyanezzel a módszerrel hozhatjuk saját gépünkre vissza.

Gyakori, hogy egy-egy praxis több települést foglal magába, így a betegek ellátása több rendelőben történik, de az is előfordul, hogy egyszerűen csak otthon szeretnénk dolgozni a programmal. Ebben az esetben telepítsük fel a programot valamennyi használni kívánt számítógépre. Ha az egyik helyen befejeztük a munkát, készítsünk hajlékonylemezes adatmentést, és vigyük magunkkal a másik helyre. Ott, a munka megkezdése előtt a lemezekről töltsük vissza az adatokat. A munka végeztével itt is készítsük el a mentést, amit majd következő alkalommal a másik gépre töltsünk vissza.

Fontos: Ahhoz, hogy a funkció ebben az esetben is hibátlanul működjön, három fontos dologra kell odafigyelnünk:

• A programot mindegyik számítógépen azonos nevű és elérési úton lévő könyvtárba kell telepítenünk.

• A program bármilyen jellegű frissítését (pl.: gyógyszertörzs, verzió, stb.) egyidőben kell elvégeznünk minden gépen, tehát ha frissített programból készítünk egy adatmentést, annak visszatöltése előtt a másik gépen is el kell végezni ugyanazt a frissítést.

• Az adatok oda-vissza töltése során nem maradhat ki egy lépés sem, hiszen ez adatvesztéshez vezet. Az adatvisszatöltés a program adatbázisait mindig felülírja!

Vegyes menü / Visszatöltés

Ha hajlékonylemezről szeretnénk visszatölteni, akkor előtte bátran menthetünk, de ezt a mentést természetesen ne azokra a lemezekre készítsük el, melyekről az adatokat most akarjuk visszatölteni!
Ha sikerült a biztonsági másolat készítése, akkor a Vegyes menü / Visszatöltés menüpontjának elindítása után kattintsunk az OK gombra.
A most megjelenő Adatvisszatöltés ablakban válasszuk ki, hogy melyik meghajtóról kívánjuk az adatokat visszatölteni. Floppylemez esetén a meghajtó betűjelétől függően A vagy B, merevlemeznél C, míg Zip vagy flash drive esetén Egyéb.
Ha hajlékonylemezről töltünk vissza, tegyük be a mentés első lemezét.
Kattintsunk az Indítás nyomógombra.
A program a visszatöltés megkezdése előtt egyezteti az orvosi pecsétszámot. Amennyiben eltérést talál, figyelmeztetést küld. A különbözőség ellenére, ha az Igen gombra kattintunk, folytathatjuk a visszatöltést.
Ezután a program megerősítést kér a visszatöltésre. Kattintsunk az Igen gombra.
A következő lépésben megtörténik a program és az adatmentés verziószámának összehasonlítása. Különbözőség esetén ismét figyelmeztetést kapunk.

A mentéshez hasonlóan, elindul a tömörítő program, és elkezdi a visszatöltést. Ha több lemezes volt a mentés, bekéri a következő lemezeket is. (Insert disk with A:.r00)

Ha eltűnt a tömörítő program ablaka, a visszatöltés sikeres volt. Zárjuk be az Adatvisszatöltés ablakot.

Az adatbázisunk mellett a Vegyes menü / Visszatöltés menüpontjában tölthetjük vissza az általunk külön lementett mappák tartalmát is.
A megfelelő meghajtó bejelölése után az Egyéb könyvtár mező mögötti ikonra kattintva indíthatjuk el a visszatöltést.

Sajnos a hajlékonylemezek igen sérülékenyek, a külső környezeti hatásokra könnyen megrongálódnak. Így, még ha lelkiismeretesen, rendszeresen mentjük is adatainkat, ez sem jelent teljes biztonságot. Hiszen, bármily csekély is a valószínűsége, nem zárható ki annak a lehetősége, hogy számítógépünk, és az adatmentést tartalmazó lemezeink egyszerre hibásodnak meg.
Azonban még erre a balszerencsés esetre is felkészülhetünk, ha adatainkat rendszeres időközönként CD-lemezre archiváltatjuk. A CD-lemezeken a hajlékonylemezekkel ellentétben gyakorlatilag száz százalékos biztonságban tudhatjuk adatainkat.
Az archiválást a szükséges hardver és szoftver feltételek birtokában mi magunk is elvégezhetjük. Csupán annyit kell tennünk, hogy a programot tartalmazó könyvtárat (alapesetben ProDoki) CD-lemezre írjuk. (Ha a leleteket szkennerrel szoktuk beolvastatni, és a szkenner mentés könyvtára nem a ProDoki-n belül van, célszerű ezt a könyvtárat is ráíratni a CD-re, így leleteink is biztonságba kerülnek.)
A ProFix Kft. felhasználói részére negyedévenként elvégzi az archiválást. Ehhez csak egy egyszerű floppy lemezes adatmentést kell elküldenünk az ügyfélszolgálat címére, és postafordultával megkapjuk a teljes programunk archiválását. A mentés-állományokat természetesen e-mailben is elküldhetjük.
Az archivált CD-lemezeket tanácsos a rendelőtől távol, biztonságos helyen tárolni.

Ha ezután mégis bekövetkezik a legrosszabb, és adataink helyreállíthatatlanul megrongálódnak vagy elvesznek, az archív CD-ről egyszerűen átmásoljuk a számítógépre a programot, és máris dolgozhatunk vele.
Természetesen az archiválás után rögzített adatokat most ismét fel kell vinnünk, de még mindig könnyebb azt a néhány hetet pótolni, mint a teljes adatbázist újra létrehozni.