Az Adatkezelő, személyes adatait a cél megvalósulásáig olyan adatok vonatkozásában, amelyek bizonylatokra kerülnek, és a bizonylat a könyvviteli elszámolást támasztja alá, az adatkezelés időtartama a 2000. évi C. törvény 169. § (2) bekezdése alapján legalább 8 év. Továbbá személyes adatait hozzájárulásának visszavonásáig, de legfeljebb a rendezvény lebonyolítását követő öt évig kezeli, ezt követően a személyes adatokat törli. A fényképek és a videófelvételek esetében az adatkezelés időtartama a nyilvánosságot tájékoztató cikk/felvétel megjelenésének időtartama, illetve annak archiválása esetén a tárolási idő. A tárolási idő meghatározásának szempontja: a felvétel lehetséges felhasználása későbbi cikkekhez, kiadványokhoz.
Egyéb rendelkezések fénykép-, videó és hangfelvételre vonatkozóan
A Társaság által szervezett rendezvényre jelentkező résztvevők (érintettek) tudomásul veszik, hogy a rendezvényről fényképeket nem csak a Társaság készíthet, hanem az igénybe vett és engedélyben részesülő szerződéses partnerek, közreműködők, sajtómunkatársak (a rájuk vonatkozó külön szerződés rendelkezései szerint), más résztvevők/érintettek, illetve egyéb harmadik személyek is. Ennek megfelelően a résztvevő (érintett) a rendezvényen történő részvétellel kifejezetten hozzájárul arcának, megjelenésének, megnyilvánulásainak rögzítéséhez és közléséhez azzal, hogy nevesíteni kizárólag kifejezett beleegyezésével lehet. Amennyiben a résztvevő (érintett) közszereplőnek minősül, úgy a beleegyezése nélkül is nevesíthető.
Az előzőek szerinti megjelenítéseken (kép, videó, hanganyag) a rendezvény szervezője (Társaság), egyben készítője a résztvevő (érintett) tekintetében térben, időben és felhasználási módban korlátlan, átruházható, és kizárólagos felhasználási jogosultságot szerez, korlátozás nélkül jogosult a megjelenítés hasznosítására, felhasználására, többszörözésére, közzétételére, átdolgozására, nyilvánosságra hozatalára, nyilvánossághoz közvetítésére és forgalmazására, anélkül, hogy a résztvevő (érintett) részére ezért bármilyen módon ellenszolgáltatást kellene nyújtaniuk. Az előzőek szerinti megjelenítés kapcsán a résztvevő (érintett) nem jogosult igényt vagy követelést támasztani velük szemben.
A résztvevő (érintett) jogosult a rendezvényen fényképek készítésére. A résztvevő (érintett) az általa készített fényképet nem értékesítheti, és ellenérték fejében nem hasznosíthatja, illetve kereskedelmi célból ellenérték nélkül sem hasznosíthatja, az azokon szereplő résztvevőket beleegyezésük nélkül nem nevesítheti, személyiségi jogaikat nem sértheti. A Társaság kifejezetten kizárja a felelősségét arra az esetre, ha más résztvevők/látogatók az előzőekben írtakat megszegik.
